Truyền Thông (Communications)

Đây là kỹ năng cơ bản để đạt đến thành công. Truyền Thông là phương tiện căn bản để chuyển đạt tin tức đến mọi người qua văn bản hoặc là qua các phương tiện thông tin khác như truyền miệng, truyền thanh, truyền hình vân vân. Những Nhà Quản Trị giỏi phải có khả năng truyền đạt tư tưởng để cung cấp đủ tin tức và dữ kiện cần thiết cho đội ngũ nhân viên làm việc cho họ ngõ hầu có thể quyết định công việc một cách hữu hiêu. Ngoài ra, Nhà Quản Trị còn là người đại diện công ty của mình để giao dịch với bên ngoài. Công việc này đòi hỏi kỹ năng về truyền thông cả về viết lẫn về nói chuyện. Kỹ năng này sẽ giúp Nhà Quản Trị khuyến khích và xây dựng lòng tin trong cộng sự viên và tạo được sự cộng tác của nhân viên. Một trong những lãnh vực thường bị quên lãng nhưng rất quan trọng trong kỹ năng về truyền thông là khả năng "Lắng Nghe" người khác. Nhà Quản Trị giỏi cần phải biết lắng nghe nhân viên của mình, quan tâm và để ý đến nhân viên cộng tác với mình để tạo sự thông cảm và tín nhiệm của nhân viên.

Tư Duy Phê Phán (Critical Thinking)

Kỹ năng này được định nghĩa là khả năng phân tích các vấn đề phức tạp và nhìn vấn đề này qua nhiều khía cạnh khác nhau và lý luận theo nhiều cái nhìn khác nhau. Khi nhìn một vấn đề, nếu chúng ta chỉ nhìn theo một chiều hướng, theo một lối suy nghĩ, thì có nguy cơ là chúng ta có thể tìm ra một lời giải đáp sai hoặc thiếu sót cho vấn đề đang giải quyết. Trong khi đó tư duy phê phán giúp chúng ta nhìn vấn đề theo nhiều lối suy nghĩ khác nhau và từ đó có thể tìm ra nhiều biện pháp khác nhau để giải quyết vấn đề và từ lối lý luận đó xác xuất để chúng ta có thể có một cách giải quyết chính xác hơn được tăng lên.  Đấy là một trong những lý do chính tại sao trong các công sở ngày nay đang có phong trào hướng về các công việc mang tính chất dựa trên một nhóm thay vì một người và nhấn mạnh về sự quan trọng của tính đa dạng trong công sở, và khả năng dung nạp được nhiều quan điểm khác nhau về một vấn đề trong quá trình quyết định công việc.

Thông Hiểu và Tư Duy Chiến Lược

Để đối phó với tình trạng tăng cường cạnh tranh giữa các công ty, một trong những điều kiện cần thiết cho tất cả thành phần quản trị (management) và hầu như tất cả các nhân viên là kỹ năng Tư Duy Chiến Lược (khả năng biết nhìn xa).  Đôi khi người ta gọi kỹ năng này là khả năng có được cái nhìn Toàn Bộ cho công ty (big picture) và thấy được vị trí của công ty của họ trong toàn bộ kỹ nghệ  và tầm nhìn xa cho công ty trên đường dài. Không giống như trong thập niên 80 với phong trào tập trung vào các khả năng chuyên biệt, trong thế giới ngày nay, khuynh hướng chung là muốn thành công bạn cần phải có một số kỹ năng cần thiết trong nhiều lãnh vực khác nhau để có thể thông hiểu được rất nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp của bạn cũng như của môi trường xung quanh. Nói tóm lại, Nhà Quản Trị công nghệ cần phải nhận thức được tầm quan trọng của việc quản trị chiến lược và biết làm thế nào để soạn thảo và quản trị một cách có chiến lược, nhất là khi các công tác này sẽ được trao cho các nhân viên thuộc cấp thấp hơn trong công ty.

Lãnh Đạo Nhóm

Tuy có một vài sự nhầm lẫn trong các định nghĩa về Lãnh Đạo, có thể nói một cách tóm tắt rằng Lãnh Đạo là khả năng xác định ra đường hướng cho một tổ chức, hoặc nói một cách khác, là khả năng vạch ra con đường, chỉ rõ nó cho người cộng sự và xây dựng một sự đồng thuận trong nhóm  để mọi người cùng hướng về mục đích chung và thực hiên nó. Khả năng lãnh đạo này bao gồm bốn thành phần chính như sau:

Viễn Kiến (Vision): những người lãnh đạo hữu hiệu phải có khả năng truyền đạt một viễn kiến chung cho tổ chức của mình và khuyến khích được mọi người cùng dấn thân và cam kết thực hiện mục đích chung đó.

Thụ Quyền (Empowerment): Người Quản Trị giỏi không những phải biết tạo cơ hội cho nhân viên có thẩm quyền quyết định trong công việc của họ, mà còn phải khuyến khích họ sử dụng thẩm quyền đó trong công việc hằng ngày. Khi mà họ cảm thấy họ có thể tự quyết định chính họ và đôi khi có thể chấp nhận rủi ro hoặc ngay cả thất bại, thì lòng tin của họ sẽ được nâng cao. Khả năng của nhân viên sẽ được phát triển khi người quản trị bỏ thì giờ để hướng dẫn, khải đạo, và huấn luyện cho nhân viên của mình.

Liêm Khiết (Integrity): nói cho cùng, người lãnh đạo là tấm gương cho toàn Nhóm noi theo. Chỉ có lãnh đạo bằng chính cách hành xử của cá nhân mình, Nhà Quản Trị mới có thể xây dựng được niềm tin tưởng trong nhân viên đủ mạnh để tạo thành một "văn hóa hành xử" (culture) trong công ty ngõ hầu giúp công ty đạt thành quả cao.

Kỹ Năng của Người Được Lãnh Đạo: Nhà Quản Trị giỏi không những phải có khả năng về lãnh đạo người khác, mà còn phải biết giúp người lãnh đạo của mình (xếp của mình) hoàn thành các mục tiêu chung của công ty với một tư duy độc lập hơn là chỉ dựa hoàn toàn vào sự chỉ huy của cấp trên.

Giao Tế

Người Quản Trị có khả năng Giao Tế giỏi là người có khả năng thuyết phục, thương thảo, và giao thiệp một cách hữu hiệu với những người xung quanh. Đối với những người làm việc trong Công nghệ (ngành kỹ sư) thì tuy đây không hẳn là những kỹ năng tối cần thiết, nhưng trong công ty ngày nay với môi trường làm việc theo nhóm (tập thể) thì những kỹ năng về Giao Tế này không thể thiểu được. Một số kỹ năng quan trọng trong vấn đề giao tế là sự tự tin, khả năng giao tế và tạo được những mối liên hệ tốt đẹp trong công việc khi làm việc với người khác, dù là người ở vị trí hay chức vụ nào đi nữa.

Thiết lập Mạng Lưới Giao Dịch (Networking)

Đây là một trong những kỹ năng mới được biết đến do sự hữu hiệu của nó. Kỹ năng thiết lập Mạng Lưới Giao Dịch là khả năng đi ra ngoài những hệ thống liên lạc trong công ty của mình và những chức vụ liên hệ trực tiếp trong công ty để có thể liên hệ với những nhân sự quan trọng khác bên ngoài có thể giúp chúng ta thực hiện tốt công tác được giao phó.

Phát huy Sáng Kiến và Chủ động

Người Quản Trị thật sự thành công là những người biết chủ động khởi xướng ra công việc bằng cách nhận lãnh những công tác đôi khi ngoài giới hạn trách nhiệm của mình. Họ là người xông xáo, biết nhận lãnh trách nhiệm đôi khi ở ngoài giới hạn công việc của mình khi họ cảm thấy cần thiết.  Đây là một việc không dễ dàng bởi vì họ phải chấp nhận một số rủi ro có thể xảy ra.

Tự Quản Trị

Đây là kỹ năng rất cần thiết cho một người Quản Trị giỏi, là tinh thần học hỏi cầu tiến không ngừng để phát triển bản thân và để thích ứng với những thay đổi không ngừng của công ty, của môi trường thế giới bên ngoài. Người có kỹ năng này cũng có cá tính trầm tĩnh và khả năng tự thay đổi cho thích hợp với môi trường.  Đặc biệt, người có kỹ năng tự quản trị biết sử dụng các phê bình xây dựng để tự thay đổi và có thể tự đánh giá bản thân một cách trung thực về điểm mạnh và điểm yếu của chính mình, từ đó có thể tự thay đổi để ngày một tốt đẹp hơn.

Đạo Đức và Liêm Chính

Càng ngày người ta càng nhận thức ra rằng Đạo Đức và  Liêm Chính (Integrity) là những đức tính căn bản để có thể thành công trong môi trường công việc làm việc theo nhóm và thay đổi nhanh chóng này. Khả năng Biết Mình Biết Người cộng với một số quy luật hướng dẫn trong lúc làm việc sẽ tạo thành một nền móng căn bản tạo thành khả năng lãnh đạo hữu hiệu và thành công. Đây chính là nền móng để nhà Quản Trị có thể quyết định trước những vấn đề khó khăn và hành xử một cách can đảm khi phải đối diện với khó khăn và thử thách.

Nguồn: American Society for Engineering Management