Trên thế giới, nghề thư ký trong các doanh nghiệp được coi trọng và có rất nhiều cơ hội thăng tiến và thực tế đã chứng minh, mỗi 1 chủ doanh nghiệp đều cần có một thư ký trợ lý để hỗ trợ công việc cho mình. Hàng năm có hàng ngàn công ty mới xuất điện, do đó nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí Thư ký trợ lý là rất cao.

Trước đây, nghề thư ký không mấy được xem trọng, được hiểu đơn thuần là 1 công việc khá đơn giản, chỉ ngồi bàn giấy, đánh máy, xử lý giấy tờ sổ sách, nhắc việc, lên lịch hẹn. Khi nền kinh tế ngày càng phát triển hơn, với sự mạnh mẽ của các văn phòng, kéo theo đó nhu cầu tuyển dụng của chủ doanh nghiệp cũng khắt khe hơn, nên nghề thư ký cũng đã có những bước tiến dài.  Ngày nay, những người thư ký cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.

Bất kỳ ai cũng luôn mơ ước 1 công việc nhàn hạ, sang chảnh, lương cao. Có một sự thật rằng khởi đầu ở vị trí Trợ lý là cách hiệu quả nhất để có được kinh nghiệm, mối quan hệ, và cả sự thăng tiến. Muốn trở thành trợ lý giỏi – chuyên nghiệp bạn nên tham khảo những tiêu chí sau:

Ngoại hình “vừa mắt”

Bạn dễ dàng nhận thấy những nữ thư ký chuyên nghiệp thường có một tiêu chuẩn “ngoại hình khá” bởi hình ảnh thư ký đại diện cho hình ảnh của một cơ quan, doanh nghiệp nên yếu tố ngoại hình được yêu cầu là điều chính đáng. Ngoại hình “vừa mắt”, không có nghĩa là bạn phải có một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi, bạn mới được tuyển làm thư ký. Tiêu chuẩn ngoại hình của một nữ thư ký chuyên nghiệp bao gồm: chiều cao không dưới 1m60, ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng.

Ngoài tiêu chuẩn về ngoại hình, sử dụng thành thạo máy tính, đánh máy với tốc độ nhanh, tiếng Anh lưu loát, sắp xếp và điều phối tốt mọi công việc trong văn phòng, bạn cần phải biết thu xếp, giải quyết mọi tình huống kịp thời, chính xác và hợp lý. Kỹ năng giao tiếp, trình bày tốt cũng là yếu tố không thể thiếu.

Khả năng làm việc độc lập khá cao

Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực, tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.