Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình phân chia, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm, đồng thời loại bỏ những việc gây xao nhãng để tối ưu hóa hiệu suất.

Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mỗi cá nhân hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhưng không khiến cơ thể bị căng thẳng hoặc cạn kiệt năng lượng. Nói cách khác, kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc giúp con người làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để tăng năng suất.

6 kỹ năng cần có để quản lý thời gian hiệu quả

Nguồn ảnh: Internet

Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu giúp chúng ta có được một hướng đi rõ ràng và khao khát hướng tới để đạt được. Khi có mục tiêu cụ thể, chúng ta dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian cần để hoàn thành các công việc liên quan và lên kế hoạch về quỹ thời gian của mình.

Xây dựng kế hoạch hiệu quả

Ngày này, khi phương pháp làm việc “Đa nhiệm” (Multi Task) càng được ưa chuộng, thì việc xây dựng một kế hoạch cụ thể là cực kỳ cần thiết để phân bổ nguồn lực, thời gian,... hợp lý. 

Khi liệt kê các đầu mục công việc cần thực hiện, quá trình triển khai sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Việc lập kế hoạch cũng giúp mỗi cá nhân có thể kiểm tra xem mình có đang đi đúng lộ trình không, cần giải pháp gì để điều chỉnh nếu có sai sót.

Kế hoạch giúp chúng ta giảm thiểu được những công việc không cần thiết và tập trung vào những việc quan trọng. Đồng thời tổ chức công việc một cách có hệ thống và khoa học hơn, nhờ đó có thể tối đa hóa năng suất làm việc.

Sắp xếp công việc theo cấp độ ưu tiên

Khi đã liệt kê ra những đầu mục công việc cần làm, hãy ngồi lại rà soát thêm một lần nữa để kiểm tra xem công việc nào cần được ưu tiên, công việc nào có thể trì hoãn.

Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên có thể giúp chúng ta tập trung và dành nhiều thời gian cho những việc khẩn cấp. Đồng thời không bỏ sót những nhiệm vụ nhỏ khác và có thể hoàn thành chúng đúng thời hạn.

Tổng kết công việc

Việc tổng kết lại toàn bộ công việc vào mỗi cuối ngày sẽ giúp rà soát lại được những việc đã làm được và chưa làm được. Qua đó có thể nhìn nhận lại xem những khoảng thời gian đã tiêu tốn cho việc đó là bao nhiêu, nó có thực sự đạt hiệu quả tối ưu hay không.

Qua đó, chúng ta có thể giúp xem xét lại để phân bổ lại quỹ thời gian hoặc rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau, làm việc một cách tập trung và năng suất nhất.

Tập trung

Một trong những cách để tiết kiệm thời gian tốt nhất là tập trung hoàn toàn vào công việc đang làm. Nếu ví như cái lò, hãy cố gắng cháy rực nhất trong một khoảng thời gian nhất định, dồn toàn bộ sức lực, tâm trí cho nhiệm vụ đó. Điều này không chỉ giúp đạt được hiệu suất cao mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng khác.

Tránh xa những “kẻ đánh cắp” thời gian

Trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ nào đó, chúng ta sẽ khó có thể tránh khỏi những yếu tố khiến bản thân xao nhãng như tin tức mới trên mạng xã hội, đồng nghiệp tám chuyện, điện thoại tán gẫu,... Do đó, hãy cố gắng giải quyết những “kẻ đánh cắp” thời gian này trước khi nó ảnh hưởng quá sâu vào chất lượng và hiệu suất công việc.

Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian làm việc

Nguồn ảnh: Internet

Phân chia nhỏ các đầu việc

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian bằng cách chia nhỏ các đầu việc cũng là một cách hiệu quả. Khi chia nhỏ các nhiệm vụ, hoàn thành từng bước, từng giai đoạn một, điều này giúp chúng ta dễ kiểm soát và thấy ít căng thẳng hơn so với việc phải hoàn thành một nhiệm vụ lớn.

Việc chia nhỏ cũng giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian cần để hoàn thành mỗi mục công việc, đánh giá độ ưu tiên, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.

Sắp xếp, bố trí không gian làm việc khoa học

Bố trí không gian làm việc một cách khoa học sẽ ảnh hưởng rất tích cực tới mức độ tập trung. Nếu một căn phòng bày bừa đầy những vật dụng, tài liệu xếp chồng chất, điều này khiến chúng ta bận tâm, khó chịu và không tập trung hoàn toàn cho nhiệm vụ.

Do đó, hãy sắp xếp, dọn dẹp căn phòng sao cho những tài liệu cần thiết nằm ở chỗ dễ thấy, dễ lấy nhất, đồng thời bày trí thêm những thứ có thể khiến tâm trạng phấn chấn, muốn làm việc.

Ghi chú lại các đầu mục công việc rõ ràng

Ghi chú lại các đầu mục công việc một cách rõ ràng, tránh bỏ sót các việc nhỏ trong một ngày cũng là một cách quản lý thời gian hiệu quả. Khi ghi chú lại, chúng ta cũng sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ hơn, tránh trễ deadline.

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc

Sử dụng các phần mềm quản lý công việc là một trong những cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Nhờ vào các tính năng như lên lịch, đặt mục tiêu, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ, các phần mềm này giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc, tránh bỏ quên các công việc nhỏ khác và tăng năng suất làm việc.

Tất cả mọi người đều có 24 giờ một ngày, việc sử dụng hiệu quả thời gian có thể khiến hiệu suất mỗi người là khác nhau. Quản lý thời gian đòi hỏi một kế hoạch chỉn chu, tính kiên nhẫn và kỷ luật bản thân. Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc chính là cốt lõi của một cuộc sống viên mãn, thoải mái và hiệu suất hơn.

Sưu tầm: https://www.pace.edu.vn/