Giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng hàng đầu mà các nhà tuyển dụng tin rằng sẽ trở nên quan trọng hơn trong 5 năm tới (và có thể hơn thế nữa), theo báo cáo Tương lai Việc làm của diễn đàn kinh tế thế giới..
Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép một người xử lý các tình huống khó khăn, khẩn cấp tại nơi làm việc cũng như các thách thức kinh doanh phức tạp, mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề (problem solving skills) là khả năng xác định vấn đề, động não và phân tích phương án cũng như triển khai các giải pháp tốt nhất, một cách linh hoạt và bình tĩnh. Đây được xem là một kỹ năng mềm (thiên về yếu tố cá nhân) hơn là kỹ năng cứng được học thông qua giáo dục, đào tạo.
Một nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc vừa là một người độc lập, vừa là người hoạt động đội nhóm hiệu quả, họ chủ động tìm hiểu gốc rễ vấn đề, làm việc với những người liên quan để xem xét nhiều giải pháp trước khi quyết định thực hiện.
Nguồn ảnh: Internet
Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề đặc biệt quan trọng trong công việc, cuộc sống. Do đó, giải quyết vấn đề hiệu quả cũng là yêu cầu của các nhà tuyển dụng hiện nay. Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề phải kể đến:
- Xác định được các thách thức và cơ hội
- Bình tĩnh trước khó khăn
- Linh hoạt tìm ra giải pháp
- Lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất
- Sự cần thiết của kỹ năng giải quyết vấn đề trong hoạt động tự học
Xác định được các thách thức và cơ hội
Khi xem xét các yếu tố như tình hình hiện tại, nguồn lực, giải pháp, mục tiêu,... chúng ta có thể xác định được những cơ hội và thách thức trong quá trình giải quyết vấn đề.
Bình tĩnh trước khó khăn
Cảm giác lo lắng, sợ hãi thường thấy khi gặp phải những vấn đề không mong muốn, những điều này khiến bộ nào bị chi phối, năng lực phán đoán, phân tích bị suy giảm. Do đó, một kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc sẽ giúp tăng sự tự tin, thúc đẩy khả năng độc lập và sự phát triển cá nhân, giữ bình tĩnh trước mọi vấn đề khẩn cấp, khó khăn.
Linh hoạt tìm ra giải pháp
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp chúng ta dễ dàng thu thập thông tin, phân tích các yếu tố liên quan đến vấn đề, tìm ra giải pháp khả thi cho mọi tình huống trong nhiều thời điểm khác nhau.
Kỹ năng giải quyết vấn đề cũng khuyến khích tư duy sáng tạo để tìm ra những giải pháp mới và độc đáo, cho phép chúng ta linh hoạt đánh giá, liên kết với nhiều kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm trong quá khứ để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
Lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất
Đặc biệt là trong khi làm việc nhóm, việc phải lựa chọn và đưa ra một giải pháp duy nhất cho vấn đề có thể sẽ là một quyết định khó khăn, bởi với mỗi giải pháp sẽ có ưu nhược điểm riêng. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp người đại diện lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất thông qua những phân tích, đánh giá kỹ lưỡng.
Sự cần thiết của kỹ năng giải quyết vấn đề trong hoạt động tự học
Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng trong hoạt động tự học. Nó giúp chúng ta hiểu rõ vấn đề, tìm ra nhiều giải pháp khác nhau, so sánh và lựa chọn giải pháp tốt nhất, sau đó thực hiện và đánh giá kết quả. Kỹ năng này giúp chúng ta vượt qua khó khăn và đạt được mục tiêu học tập một cách tự tin và hiệu quả.
Nguồn ảnh: Internet
6 Kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng cần có
- Kỹ năng nghiên cứu
- Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe
- Kỹ năng phân tích
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng dự đoán, quản lý rủi ro
- Kỹ năng sáng tạo
Kỹ năng nghiên cứu
Nghiên cứu là bước đầu tiên để giải quyết vấn đề vì nó giúp chúng ta hiểu được bối cảnh, nguồn gốc và lý do tại sao nó đang xảy ra. Chẳng hạn như doanh thu của cửa hàng giảm vì chiến thuật bán hàng mới? Hay vì tính thời vụ? Hay đang có vấn đề với bộ phận bán hàng của doanh nghiệp?
Nghiên cứu mở rộng phạm vi đến tất cả các lý do có thể khiến vấn đề xảy ra, giúp chúng ta thu hẹp phạm vi để bắt đầu giải quyết vấn đề một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe
Kỹ năng giao tiếp không đơn giản chỉ là việc nói chuyện, trình bày ý kiến hay kết nối với mọi người xung quanh. Đây còn là khả năng lắng nghe, thấu hiểu, phản hồi và ghi nhận những ý kiến đóng góp của người khác.
Trong kỹ năng giải quyết vấn đề, giao tiếp sẽ giúp truyền đạt một cách rõ ràng, đầy đủ cho người khác, bao gồm cả lời nói và văn bản, đồng thời lắng nghe cẩn thận, hiểu được nhiều góc nhìn khác nhau từ mọi người để ứng dụng vào giải quyết vấn đề. Giao tiếp hiệu quả giúp thể hiện tác phong chuyên nghiệp cũng như nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh.
Kỹ năng phân tích
Khi đã xác định được vấn đề, kỹ năng phân tích sẽ giúp chúng ta hiểu được vấn đề và phát triển các giải pháp một cách hiệu quả. Bởi lẽ, nhiều doanh nghiệp sẽ gặp những hạn chế như nguồn lực tài chính có hạn, mỗi giải pháp chỉ đáp ứng được một vài yếu tố trong vấn đề,... nên việc phân tích sẽ giúp chúng ta chọn lựa, ưu tiên lợi ích, khía cạnh gì, cần giảm bớt kỳ vọng ở yếu tố nào,...
Kỹ năng ra quyết định
Nếu làm việc cá nhân thì ra quyết định có thể nhanh, nhưng khi đã làm việc nhóm thì việc vừa khiến tất cả mọi người đồng lòng, vừa chọn lựa được giải pháp tốt nhất là điều không dễ dàng gì. Bởi mỗi người có một ý kiến, quan điểm và cái tôi riêng, người lãnh đạo lúc này cần có kỹ năng ra quyết định cuối cùng mà có thể thuyết phục được mọi người.
Việc đảm bảo dung hòa quyền lợi và đưa ra quyết định phù hợp nhất là rất quan trọng, có như vậy mọi người mới đồng lòng triển khai và hướng về mục tiêu chung của tổ chức.
Kỹ năng dự đoán, quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là quá trình tìm ra nguyên nhân, ngăn chặn và lên kế hoạch dự phòng để giải quyết tình trạng khủng hoảng nếu nó xảy ra. Điều này giúp giảm thiểu tổn thất về chi phí, tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, nó cũng thúc đẩy mỗi cá nhân luôn sẵn sàng đối mặt với rủi ro, nắm bắt mọi cơ hội.
Cho dù lựa chọn giải pháp nào, có phân tích kỹ lưỡng đến đâu thì trong quá trình triển khai vẫn có thể xảy ra những rủi ro không mong muốn. Tuy nhiên, với kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro, chúng ta có thể xác định được những phương án dự phòng nhằm ứng phó một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Kỹ năng này nhắc nhở chúng ta phải thường xuyên kiểm tra, rà soát lại quá trình triển khai, kịp thời phát hiện, điều chỉnh tiến trình nhằm ngăn chặn rủi ro, giảm thiểu thiệt hại ở mức thấp nhất.
Kỹ năng sáng tạo
Linh hoạt, sáng tạo, đổi mới liên tục là điều cần thiết để giải quyết vấn đề trong mọi tình huống ở nhiều thời điểm khác nhau. Bởi không phải cứ cùng một vấn đề là ở bất cứ hoàn cảnh hay bất cứ đâu cũng có thể áp dụng lại cách cũ được.
Tác động của thị trường, xã hội, quan điểm nhân sinh, tính chất,... ở mỗi thời điểm khác nhau sẽ có những mức độ tác động khác nhau. Do đó, khi giải quyết vấn đề, bên cạnh việc rút kinh nghiệm từ bài học cũ, cần phát huy kỹ năng sáng tạo, đổi mới phương án xử lý để mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
Một số kỹ thuật nên áp dụng khi thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề
Sơ đồ Mindmap
Sơ đồ Mindmap hay còn gọi là bản đồ tư duy rất hữu ích trong việc hỗ trợ thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề. Bản đồ này có một vấn đề chính, xung quanh là các nhánh, bao gồm lý do của vấn đề.
Thực hành bằng sơ đồ Mindmap giúp tiết kiệm thời gian, dễ ghi nhớ, kích thích sự sáng tạo để giải quyết vấn đề và biết xây dựng kế hoạch để triển khai công việc tốt hơn. Sơ đồ thể hiện một cách trực quan về các dữ kiện, bằng cách sử dụng các màu sắc, biểu tượng, từ ngữ,... theo một quy tắc đơn giản, tự nhiên và dễ hiểu.
Nguồn ảnh: Internet
Kỹ thuật Brainstorming
Kỹ thuật Brainstorming là một nhóm ý tưởng không hạn chế, lấy được càng nhiều ý tưởng càng tốt. Với Brainstorming, không có ý tưởng nào bị phủ nhận, chê bai hay chỉ trích, kể cả đó là những ý tưởng điên rồ, khó tưởng nhất.
Brainstorming giúp mỗi cá nhân rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, đôi khi những ý tưởng kỳ quặc nhất lại là giải pháp tối ưu nhất cho một vấn đề nào đó.
Nguyên tắc IDEAL
IDEAL là từ viết tắt của Identify, Define, Explore, Action, Look & Learn. Cụ thể:
- Identify – Nhận thức vấn đề: Nhìn nhận vấn đề thông qua các chi tiết một cách khách quan, kỹ lưỡng để tìm ra nguyên căn.
- Define – Xác định nguyên nhân: Biết được nguyên nhân thì mới xác định mục tiêu và đề ra các bước phù hợp để thực hiện.
- Explore – Tìm kiếm giải pháp khả thi: Xác định phương pháp khả thi và chiến lược thực hiện.
- Action – Lập kế hoạch và triển khai: Giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt, nhanh chóng bắt tay vào triển khai nhằm tránh những vấn đề phát sinh khác.
- Look & Learn – Nhìn nhận và học hỏi: Nhìn nhận, đánh giá và rút kinh nghiệm cho các vấn đề tương tự.
Lỗi mà chúng ta có thể mắc phải khi giải quyết vấn đề?
Khi giải quyết vấn đề, chúng ta có thể mắc phải một số lỗi sau đây:
- Xác định vấn đề không chính xác: Đây là lỗi cơ bản nhất, khi mà vấn đề thực sự cần giải quyết không được hiểu rõ, dẫn đến việc tập trung giải quyết những vấn đề phụ hoặc không liên quan.
- Thiếu thông tin: Không thu thập đủ thông tin cần thiết trước khi đưa ra quyết định, hoặc bỏ qua các nguồn thông tin quan trọng có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định không chính xác.
- Phụ thuộc quá mức vào kinh nghiệm: Dựa quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân mà không xem xét đến dữ liệu mới hoặc góc nhìn khác có thể hạn chế khả năng tìm ra giải pháp sáng tạo.
- Xác nhận thiên vị: Tìm kiếm và ưu tiên những thông tin xác nhận ý kiến hoặc quan điểm sẵn có của bản thân mà không xem xét một cách cân nhắc các bằng chứng phản biện.
- Phân tích quá mức (Paralysis by Analysis): Phân tích quá kỹ lưỡng và quá lâu đến mức không thể đưa ra quyết định hoặc hành động kịp thời.
- Bị ảnh hưởng bởi áp lực nhóm: Đôi khi áp lực từ nhóm hoặc mong muốn đồng thuận có thể dẫn đến việc bỏ qua các giải pháp tốt hoặc không đưa ra quyết định mạnh mẽ.
- Thiên vị về tùy chọn sẵn có: Dễ dàng chấp nhận giải pháp hoặc ý tưởng đầu tiên xuất hiện mà không xem xét kỹ lưỡng các lựa chọn khác.
- Khả năng chịu đựng rủi ro thấp: Sợ hãi trước rủi ro đến mức không dám thử nghiệm các giải pháp mới hoặc đột phá, dẫn đến việc chọn lựa các giải pháp an toàn nhưng không hiệu quả.
- Thiếu sự linh hoạt: Không điều chỉnh kế hoạch hoặc phương án giải quyết khi có thông tin mới hoặc tình hình thay đổi.
Nhận biết và tránh những lỗi này có thể giúp cải thiện đáng kể quá trình giải quyết vấn đề và nâng cao khả năng đưa ra quyết định chính xác.
Doanh nghiệp luôn cần những nhân sự giúp họ tìm ra giải pháp, đặc biệt là những người chủ động, có kỹ năng phân tích và dễ dàng hợp tác để đưa ra quyết định tối ưu nhất, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào. Nhân viên phải đối mặt với các vấn đề mỗi ngày và cách mà họ đối phó với chúng có thể ảnh hưởng đến sự thành bại của một doanh nghiệp.
Nguồn: www.pace.edu.vn