Kỹ năng tổ chức cuộc họp

Trong công việc thì việc tổ chức một cuộc họp là một kỹ năng rất quan trọng đối với các cấp quản lý, nhưng việc họp được xem là việc lãng phí thời gian nếu như quản lý không biết cách tổ chức một cuộc họp hiệu quả. Dưới đây hướng dẫn để tiến hành cuộc họp hiệu quả

1. Chuẩn bị cuộc họp

- Xác định mục tiêu cũng như mục đích của cuộc họp.

- Xác định nội dung cụ thể của cuộc họp cũng như các buổi thảo luận sẽ được tổ chức tại cuộc họp

- Xác thành phần tham dự sẽ được mời

- Xác định địa điểm và thời gian họp hợp lý.

2. Nơi họp

- Chọn không gian đủ lớn tùy theo quy mô cuộc họp

- Chọn những nơi được trang bị đầy đủ tiện nghi phù hợp với quy mô cuộc họp

3. Người ghi biên bản cuộc họp

- Chọn người có đầy đủ kĩ năng ghi chép tóm lược quá trình họp (ý kiến các bên tham gia và kết luận của chủ trì cuộc họp)

4. Bắt đầu cuộc họp

- Truyền đạt về mục đích và kết quả sẽ được mong đợi với tất cả những người tham gia.
- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
- Thống nhất các quy định sẽ được diễn ra trong cuộc họp

5. Điều khiển cuộc họp

- Lắng nghe và chỉ rõ ra được các ý kiến hay, có tính xây dựng, không tập trung vào người phát biểu

- Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể

- Tập trung vào chủ đề chính, không nói lan man.

6. Bế mạc

- Kết luận và đưa ra những nhóm giải pháp cũng như phân công công việc cụ thể cho các bên liên quan.