Khi bước vào một cuộc họp quan trọng với nhiệm vụ chính của một nhân viên là viết lại toàn bộ nội dung cuộc họp vậy bạn nghĩ mình có thể viết hoặc đánh máy từng chữ mà vẫn có thể theo kịp tiến trình của cuộc họp không? Và câu trả lời là rất khó để thực hiện việc này. Vậy làm sao có thể vừa hiểu được hết nội dung buổi họp và có thể ghi chép lại đầy đủ? Đó chính là nhờ vào kỹ năng viết tốc ký rất cần thiết cho một nhân viên văn phòng.

Kỹ năng đánh máy 10 ngón rất cần thiết đối với nhân viên văn phòng.

Tốc ký là khả năng ghi nhanh, ghi vắn tắt một phát biểu hay một bài giảng dài dòng theo những quy định chung hoặc riêng của chính bản thân mình đề ra để tăng tốc độ viết cũng như hiểu được điều mọi người đang nói. Khi đã trở thành một nhân viên văn phòng bạn không thể để người khác chờ mình trong việc ghi chép  vì thế việc viết tốc ký là yếu tố quan trọng để tạo nên thành công trong công việc.

Tốc ký không chỉ là viết nhanh mà còn có ở khả năng đánh máy nhanh ,chúng không hề khó để thực hiện vì gần như ai cũng đã từng viết tốc ký khi còn là học sinh, sinh viên và chúng ta chỉ cần luyện tập thêm một số kỹ năng tốc ký dành cho một nhân viên văn phòng.

Bạn hãy sắm cho mình một lọ đựng bút và cắm vào đấy những cây bút mà bạn thường hay viết nhất để khi cần thì chỉ với tay một cái bạn đã có thể bắt tay vào viết  mà không phải mất thời gian đi tìm bút. Hơn nữa lọ bút của bạn nên có những loại mực đỏ, đen,… để dễ dàng đánh dấu những thông tin cần thiết cần được giải quyết trước mắt. Vậy sau khi dụng cụ đã chuẩn bị đầy đủ chúng ta hãy bắt tay ngay vào xem các kĩ năng cần thiết để viết tốc kí:

Viết tắt

Đã là viết nhanh thì không thể loại trừ việc viết tắt. Bạn có thể chỉ cần dùng chữ cái đầu và cuối để tạo hoặc một chữ cái đầu và dấu của chúng là đã có thể tạo thành một từ nhanh chóng. Ngoài ra một số bạn còn hay dùng những ký hiệu đặc trưng do mình tự đặt ra vì khi viết nhiều, viết nhanh thì theo quán tính bạn chỉ kịp vẽ sơ hình ứng với nghĩa của từ đó, lâu dần nó sẽ trở thành một thói quen.

Sử dụng các từ tiếng anh

Một từ tiếng việt đôi khi rất dài và khó để có thể ghi nhanh nhưng khi dịch sang tiếng anh chúng lại rất ngắn và vì thế tiếng anh được sử dụng ở đây không cần quá cầu kỳ mà chủ yếu là các từ có 2 hoặc 3 âm tiết ( từ thường thấy là ‘of ‘ thay thế cho từ ‘của’, ‘I’ thay thế cho ‘tôi’, ‘but’ thay thế cho ‘nhưng’…). Ngoài ra còn có thể dùng các chữ cái tiếng anh thay thế cho vẫn ghép của tiếng việt mình như ‘j’ thay cho ‘gi’.

Nắm các thông tin chính

Bạn không cần phải ghi chép toàn bộ lời nói của mọi người mà nên nắm những thông tin chính trong câu nói để việc lắng nghe không bị gián đoạn.

Chừa chỗ trống nếu không viết kịp

Dù có nhanh đến mấy đôi khi chúng ta vẫn không thể thoát khỏi thiếu sót, vậy nên nếu khi bạn viết không kịp mà đó lại là thông tin quan trọng thì càng không nên bỏ qua nó hãy tạo cho mình thói quen gạch nhanh một đường và chừa chỗ trống tại đó để sau khi đọc lại bạn vẫn phát hiện được mình thiếu điều gì.

Dùng máy ghi âm

Nếu đó thật sự là một việc quan trọng và bạn không muốn mình bỏ qua bất kì một chi tiết nào thì điều tốt nhất là nên ghi âm lại và về mở ra nghe. Điều này không cần tốc ký tuy nhiên nó lại giúp cho một nhân viên có thể hoàn thành tốt bản báo cáo của mình.

Không nên ghi quá cẩu thả

Nhược điểm của việc viết tốc ký là bạn không thể nắn nót từng chữ một và vì thế chữ viết của bạn cũng không được đẹp khi viết nhanh. Nhưng các bạn không nên quá cẩu thả vì khi nhìn lại có thể bạn còn không thể đọc ra chữ của chính mình.

Và đó là các kỹ năng cơ bản của việc viết tốc ký. Tuy nhiên nếu bạn cảm thấy nó khá rườm rà và sợ mỏi tay hãy áp dụng ngay các kỹ năng dành cho máy tính:

Đánh bằng 10 ngón

Khi bắt đầu dùng máy tính chúng ta thường chỉ dùng 2 hoặc 3 ngón tay để đánh từng phím tuy nhiên nếu bạn đã trở thành một nhân viên văn phòng việc đánh máy như thế là thiếu chuyên nghiệp và khiến bạn trở nên chậm chạp hơn. Để tăng tốc độ đánh máy bạn nên biết cách sử dụng cả 10 ngón tay để đánh máy và việc học chúng không khó khi từ lâu trên mạng đã có những trang web dạy điều này rất nhiều.

Sử dụng bảng gõ tắt

Bảng gõ tắt tiếng việt có ở cả bảng gõ Unikey và Vietkey và việc sử dụng chúng không những đơn giản mà còn đem lại hiệu quả đáng ngờ. Bạn chỉ cần gõ chữ viết tắt máy tính sẽ tự động cho ra từ đầy đủ bạn cần. Bảng gõ có thể nhớ rất nhiều từ đủ cho bạn sử dụng thoải mái.

Đánh không nhìn bàn phím

Việc đánh không nhìn bàn phím đòi hỏi kỹ năng cao hơn khi bạn vừa phải thành thạo kỹ năng đánh 10 ngón mà còn luyện tập không nhìn bàn phím khi đang soạn thảo. Và để làm được điều này bạn có thể tìm hiểu cách gõ touch typing rồi luyện tập.

Kỹ năng viết tốc ký không cần nhìn vào bàn phím.

Giữ gìn bàn phím sạch sẽ

Điều này rất cần thiết để đánh nhanh trên máy tính, nếu bạn không thường xuyên giữ vệ sinh máy tính bụi bẩn sẽ đóng lại ở các khe bàn phím khiến bạn phải dừng việc đánh lại để sửa chữa lỗi.

Và đây là tất cả những gì bạn cần để trở thành một nhân viên văn phòng đã được trang bị tốt các kỹ năng cần thiết đặc biệt là việc viết nhanh. Tốc ký giúp bạn không đánh mất nhiều thời gian của mình mà còn giúp bạn trở nên tự tin hơn trong công việc và giao tiếp với mọi người.