Trong kỷ nguyên toàn cầu hóa và chuyển đổi số, giao tiếp không chỉ là công cụ truyền đạt thông tin mà còn là cầu nối xây dựng mối quan hệ, tạo dựng niềm tin và thúc đẩy hiệu quả công việc. Đặc biệt trong môi trường kinh doanh, nơi mọi hành động đều hướng đến mục tiêu cụ thể như bán hàng, đàm phán, hợp tác hay quản lý đội nhóm, giao tiếp càng trở nên thiết yếu.
Một ý tưởng hay có thể bị bỏ lỡ nếu không được truyền đạt hiệu quả. Một mối quan hệ có thể tan vỡ chỉ vì một lời nói thiếu cân nhắc và một thương vụ có thể thất bại vì sự hiểu lầm giữa hai bên. Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp cần được xem như một "nền móng mềm" mà mỗi sinh viên ngành Quản trị kinh doanh cần vững vàng trước khi bước vào thị trường lao động.
Các hình thức giao tiếp trong kinh doanh
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, cảm xúc giữa hai hay nhiều người nhằm đạt được sự hiểu biết và thống nhất hành động. Trong bối cảnh kinh doanh, giao tiếp diễn ra liên tục và dưới nhiều hình thức:
- Giao tiếp trực tiếp (face-to-face) là hình thức gặp gỡ trực tiếp, họp, trình bày ý tưởng. Đây là hình thức giao tiếp giàu tính tương tác và biểu đạt phi ngôn ngữ như ánh mắt, giọng điệu, cử chỉ.
- Giao tiếp qua văn bản là hình thức giao tiếp qua email, báo cáo, hợp đồng. Hình thức này yêu cầu tính chính xác, mạch lạc và sự chuyên nghiệp trong từng câu chữ.
- Giao tiếp qua phương tiện điện tử ngày càng phổ biến với các nền tảng như Zoom, Microsoft Teams, Slack... Đây là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, đặc biệt khi làm việc từ xa hoặc với đối tác quốc tế.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ là hình thức giao tiếp thông qua cử chỉ, nét mặt, tư thế, giọng điệu, đôi khi còn "nói lên" nhiều hơn lời nói.
Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh
Để giao tiếp thành công trong môi trường chuyên nghiệp, người làm kinh doanh cần ghi nhớ các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc đầu tiên là lắng nghe chủ động. Với nguyên tắc này, chúng ta không chỉ nghe để trả lời, mà nghe để hiểu, nghe để biết đặt câu hỏi đúng lúc để khai thác thông tin và thể hiện sự tôn trọng đối phương. Đây là yếu tố quan trọng trong giao tiếp nội bộ cũng như khi làm việc với khách hàng.
Nguyên tắc thứ hai là giao tiếp rõ ràng, súc tích. Điều quan trọng trong giao tiếp hiệu quả là tránh dài dòng, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề, sử dụng cấu trúc hợp lý, từ ngữ chính xác đặc biệt là khi trình bày trước đám đông hoặc qua email.
Nguyên tắc thứ ba là linh hoạt phong cách giao tiếp. Với nguyên tắc này, chúng ta điều chỉnh cách nói, cách trình bày tùy theo đối tượng (sếp, đồng nghiệp, khách hàng...). Không phải ai cũng tiếp nhận thông tin giống nhau. Người hướng nội thích giao tiếp bằng email, người hướng ngoại có thể cần trao đổi trực tiếp.
Nguyên tắc thứ tư là tôn trọng sự khác biệt. Để việc giao tiếp diễn ra hiệu quả đòi hỏi sự nhạy cảm với văn hóa, giới tính, tuổi tác, đặc biệt trong môi trường làm việc đa quốc gia. Mỗi người mang một hệ giá trị, góc nhìn và nền văn hóa khác nhau. Giao tiếp hiệu quả là không phán xét, mà tìm điểm chung, điều chỉnh thông điệp và ngôn ngữ để đạt sự thấu hiểu.
Kỹ năng giao tiếp trong thời đại số
Thế giới số mở ra nhiều kênh giao tiếp mới, song cũng đặt ra thách thức về cách thể hiện rõ ràng và chuyên nghiệp khi thiếu đi ngôn ngữ cơ thể. Một vài lưu ý về kỹ năng giao tiếp trong môi trường kinh doanh hiện đại:
- Đối với giao tiếp thông qua email công việc, chúng ta nên có tiêu đề rõ ràng, mở đầu lịch sự, kiểm tra chính tả, trình bày khoa học và có phần kết thúc chuyên nghiệp nội dung ngắn gọn và hành động rõ ràng.
- Đối với giao tiếp trên mạng xã hội, chúng ta cần biết giới hạn chia sẻ cá nhân và cách tương tác phù hợp với đồng nghiệp, cấp trên, luôn giữ thái độ lịch sự, tránh đăng tải thông tin tiêu cực hoặc gây tranh cãi về công ty.
- Đối với giao tiếp qua các cuộc họp online, chúng ta nên bật camera khi cần thiết, sử dụng tên thật, không chen lời người khác, không làm việc riêng và phản hồi kịp thời, tóm tắt lại ý kiến nếu bạn là người chủ trì.
Kết luận
Giao tiếp không phải là một kỹ năng “mềm” đơn thuần, mà là một “năng lực cứng” tạo nên lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại. Là sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, các bạn đang có rất nhiều cơ hội lý tưởng để rèn luyện, từ những buổi thuyết trình trên lớp, làm việc nhóm, đến thực tập hoặc tham gia câu lạc bộ. Hãy chủ động luyện tập, quan sát và học hỏi từ những người giao tiếp tốt. Khi bạn biết nói đúng điều cần nói, vào đúng thời điểm và đúng cách thì đó chính là khi kỹ năng giao tiếp bắt đầu phát huy sức mạnh thực sự.