• Set up (cài đặt/ thiết lập)
• Etiquette (Cách ưng xử khi viết e-mail)
• Message/Content (Thông điệp/nội dung)

1. Set up

• Địa chỉ e-mail: tạo một e-mail chân phương, tránh những địa chỉ e-mail như changtraidacam@g.c, gaubong@g.c,... Cần có một địa chỉ e-mail phù hợp thể hiện sự chín chắn.
• Tên: không nên thể hiện sự cẩu thả khi đặt tên e-mail như viết tắt, viết thường. Khi người khác nhận e-mail sẽ thấy tên của bạn, do đó bạn nên để tên: Nguyễn Văn A, Văn A Nguyễn
• Chữ ký:
  • Những bạn đã làm việc ở một công ty đến một chức vụ nào đó thì chức danh đặt làm chữ ký + tên.
  • Những bạn chưa đi làm thì chữ ký gồm tên (+ e-mail, SĐT, địa chỉ…)

Một lưu ý: Khi viết e-mail bằng tiếng Anh, rất nhiều người trong chữ ký gắn liền luôn là “Best regards”, sau đấy là tên + chức danh. Đấy là một việc không nên làm, bởi vì “Best regards” là lời chào trân trọng khi kết thúc một e-mail, do đó ta nên tự tay đánh máy “Best regards” với mỗi e-mail của mình.

Thêm vào đó không phải e-mail nào cũng phù hợp với “Best regards”.

Thí dụ: Một ngày bạn làm việc với một đối tác thường xuyên, bạn nhận được 5 e-mail từ họ, e-mail nào cũng “Best regards”, việc này thể hiện sự cẩu thả của người ta, nhất là “Best regards” phải thể hiện sự trân trọng.

Một số câu hỏi:

• Đã bao giờ bạn quên đính kèm file khi gửi e-mail?
• Làm thế nào để nhớ file đính kèm trong mọi trường hợp?
• Đã bao giờ bạn đang type nhưng lỡ nhấn "Send" (Gửi)?

Chắc hẳn ít nhiều trong số chúng ta đã từng ít nhất một lần gặp phải một trong hai lỗi trên (hoặc cả 2)

Do đó, cần thiết phải ghi nhớ: Các bước viết e-mail

Các bước viết e-mail giúp chúng ta tránh được một số lỗi sau:

• Quên đính kèm file
• Đang đánh đánh máy lỡ ấn “Send/Gửi” --> Đối tác nhận được e-mail chưa hoàn thành của mình

Gợi ý các bước viết e-mail:

• Bước 1: Attach file
• Bước 2: Viết nội dung: Sau khi viết nội dung sẽ có khái niệm/suy nghĩ tốt hơn trong việc đặt subject như thế nào.
• Bước 3: Nếu message/content đơn giản thì có thể đặt subject luôn. Những e-mail đang phải băn khoăn không biết subject A tốt hơn hay subject B tốt hơn chẳng hạn, thì khi viết xong nội dung/body thì đặt subject.
• Bước 4: Nhập địa chỉ người nhận.

Trong 4 bước trên:

• Bước 1 & 4: cố định
• Bước 2 & 3: có thể đổi chỗ: 2 trước, 3 sau hoặc 2 sau, 3 trước.

Luôn luôn điền địa chỉ cuối cùng để tránh trường hợp lỡ tay ấn send.

2. Etiquette

• Ứng xử khi viết e-mail
• E-mail là công cụ giao tiếp, do đó cần có cách ứng xử phù hợp.

Một số quy tắc (Rules):

• Quy tắc 48h: trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi bạn nhận được e-mail của một ai đó.
• Không gửi last minute e-mail

Ví dụ: bạn có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Bạn gửi e-mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3-4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu. Nếu như thực sự cần gấp, bạn nên gọi điện trực tiếp cho đồng nghiệp hỏi xem việc đó có thực hiện hay không, chứ đồng nghiệp của bạn nhận được e-mail lúc 14h và phải làm xong việc lúc 16h thì giống như người đó nhận lệnh của bạn và là lệnh làm một việc không thể làm được.

• Không bao giờ gửi spam

Không gửi hình ảnh thú cưng, hình ảnh vui cho đồng nghiệp, đối tác, nhất là khi bạn gửi cùng lúc cho nhiều người.

• Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sự đồng ý của người chủ e-mail đó. Ví dụ, ai đó gửi cho bạn một tài liệu, bạn muốn forward tài liệu đó cho người khác, bạn cần có sự đồng ý của người đã gửi cho bạn. Bởi vì khi người ta chia sẻ với bạn, người ta quan niệm rằng chỉ có giữa 2 người với nhau thôi.
• Cẩn thận khi sử dụng chữ in hoa

Khi viết e-mail tiếng Anh cho đối tác nước ngoài: bạn cần vô cùng hạn chế sử dụng chữ in hoa, bởi người ta quan niệm khi bạn viết chữ in hoa giống như bạn đang hét lên/to tiếng với họ. Ngay cả trong e-mail tiếng Việt cũng vậy, cần phải hết sức hạn chế sử dụng chữ in hoa (trong cả một từ, cụm từ, câu, đoạn…; chứ những quy tắc viết hoa được học từ ngày còn đi học đương nhiên bạn phải tuân thủ)

• Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn công khai

Ở Việt Nam chưa biết nhưng ở Mỹ được sử dụng như một bằng chứng pháp lý, nên bạn đừng bao giờ viết một e-mail mà bạn không mong muốn nó được public. Nó có thể phát tán và không thể kiểm soát được một khi bạn ấn send. Người nhận e-mail của bạn có thể forward đến một người khác, người khác lại tiếp tục forward đến một người khác nữa,… Lúc đó mọi việc đã hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

• Không bao giờ gửi e-mail khi bạn đang giận dữ

Bạn giận ai đó, khi gặp trực tiếp có thể bạn không dám to tiếng với người ta vì vẫn còn sự tương tác giữa con người với con người, có những rào cản nhất định. Nhưng khi bạn ngồi máy tính, bạn tha hồ type, có thể bạn sẽ nói những điều bạn không nên nói.

• Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân:

Bạn làm việc ở một công ty, được tạo một e-mail có tên miền của công ty, gần như 100% bạn bị kiểm soát. Do đó, bạn không được sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân. Nói cách khác, chỉ sử dụng e-mail cá nhân cho mục đích/ công việc cá nhân.