Dù là một ngành thú vị và có nhiều cơ hội việc làm nhưng ngành Quản trị văn phòng gặp khá nhiều thách thức và gây hiều nhầm về tính chất công việc, chương trình học, cơ hội việc làm, khả năng thăng tiến. Chúng ta cùng điểm lại những thách thức đó của ngành Quản trị văn phòng và tìm kiếm những cơ hội cho ngành đang nằm trong nhóm những công việc thịnh hành của thị trường lao động hiện nay và trong thời gian tới.

1. Học Quản trị văn phòng sau này chỉ suốt ngày pha trà, rót nước

Đây có lẽ là hiểu lầm phổ biến nhất của nhiều người khi hình dung về ngành quản trị văn phòng. Do gắn với từ “văn phòng”nên nhiều người cho rằng công việc của nhân viên quản trị văn phòng khá tẻ nhạt, chủ yếu làm các công việc tay chân đơn giản, không cần nhiều chuyên môn. Tuy nhiên, trong thực tế phạm vi công việc của một nhân viên quản trị văn phòng vô cùng đa dạng, đòi hỏi trình độ chuyên môn cao và năng lực thực thụ, ví dụ: thu thập, xử lý thông tin; tham mưu và đề xuất các phương án giải quyết vấn đề cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo quản trị hệ thống thông tin hiệu quả và ứng dụng công nghệ thông tin; xây dựng hệ thống quy chuẩn cho hoạt động văn phòng; soạn thảo và chuyển giao văn bản; lưu trữ hồ sơ; tổ chức các sự kiện, hội họp và truyền thông, quảng bá, giới thiệu hình ảnh cơ quan, danh nghiệp; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc; liên lạc, giao dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài… Đó là một vài trong số vô vàn các công việc đầy thử thách và thú vị dành cho nhân viên quản trị văn phòng.

2. Quản trị văn phòng là dành cho những người thiếu năng động, kém sáng tạo

Đã qua rồi cái thời những nhân viên quản trị văn phòng là những người ngồi làm việc bàn giấy suốt 8 tiếng/ngày, sếp bảo gì làm nấy. Trong bối cảnh đổi mới quản trị doanh nghiệp, thực hiện chuyển đổi số và xây dựng chính phủ điện tử như hiện nay, dù là nhân viên quản trị văn phòng trong khu vực nhà nước hay tư nhân đều phải là những người năng động, sáng tạo bậc nhất. Ngày nay, văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin, là nơi tổ chức và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý đã được ban hành. Có thể nói, văn phòng là bộ phận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo và quản lý trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, người làm trong lĩnh vực quản trị văn phòng là những người có tư duy và phương pháp tổ chức, quản lý; năng động và sáng tạo; có tính chuyên nghiệp; thành thục kỹ năng hành chính; tiếp cận với công nghệ hiện đại và có khả năng thích ứng cao với hoàn cảnh thì mới có thể hoàn thành tốt công việc. Vì vậy, nếu tự tin rằng mình là người năng động, sáng tạo, luôn muốn trải nghiệm những nhiệm vụ đa dạng thì quản trị văn phòng là một lựa chọn phù hợp với bạn.

3. Học Quản trị văn phòng toàn là học về làm sổ sách, công văn, giấy tờ

Do những hiểu lầm về tính chất công việc của ngành quản trị văn phòng kể trên nên dẫn tới hiểu lầm về chương trình đào tạo ngành quản trị văn phòng là thiên về đào tạo các công việc bàn giấy, hồ sơ, sổ sách. Thực ra, bản chất của quản trị văn phòng không phải là làm các công việc “văn phòng” một cách đơn lẻ mà là yếu tố “quản trị”. Chú ý nhất là ở những cơ sở đào tạo có thế mạnh về lĩnh vực quản trị văn phòng như trường Đại học Đông Á chương trình đào tạo ngành quản trị văn phòng đặc biệt nhấn mạnh tới việc đào tạo cho sinh viên các kiến thức, kĩ năng và khả năng tư duy của một nhà quản trị hơn là đào tạo những nhân viên làm việc thụ động. Ví dụ, sinh viên được học các kiến thức cơ bản về quản trị học, quản trị văn phòng, về tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp; về năng lực, phẩm chất của nhà quản trị và quản trị văn phòng; về ứng dụng công nghệ mới trong quản trị văn phòng…  Bên cạnh đó, sinh viên được học các môn học chuyên sâu như quản trị nhân sự; quản trị cơ sở vật chất; nghiệp vụ thư kí; nghiệp vụ văn thư – lưu trữ;  quan hệ công chúng, marketing, ứng dụng ISO trong quản trị văn phòng, tổ chức sự kiện, marketing…

4. Học Quản trị văn phòng khó xin việc làm

Mặc dù không nổi bật như những ngành nghề đang “hot” hiện nay như công nghệ thông tin hay marketing nhưng quản trị văn phòng luôn là một trong những ngành có nhu cầu tuyển dụng cao và ổn định. Văn phòng của hàng ngàn cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ, đặc biệt là Văn phòng của hơn 500 nghìn doanh nghiệp đang hoạt động và thường xuyên có nhu cầu tuyển dụng nhân lực về quản trị văn phòng. Trong khi đó, quản trị văn phòng vẫn còn là một ngành học mới, số lượng sinh viên được đào tạo ngành này chỉ khoảng vài trăm cử nhân/1 năm. Theo số liệu từ trung tâm Dự báo nguồn nhân lực thì mỗi năm, Việt Nam thiếu đến gần 21.000 lao động văn phòng. Thống kê mới nhất từ VietnamWork, trang web tuyển dụng lớn nhất Việt Nam, thuộc tập đoàn Navigos Group cho biết, hành chính/thư kí văn phòng là nghề đứng đầu bảng về nhu cầu tuyển dụng nhân lực trong năm gần đây và sẽ tiếp tục giữ ổn định vào thời gian tới.

5. Nhân viên Quản trị văn phòng khó thăng tiến

Nhiều người lo lắng rằng làm văn phòng sẽ rất khó hoặc không có cơ hội thăng tiến, cả đời chỉ quanh quẩn làm mấy công việc quen thuộc. Trên thực tế, nhân viên quản trị văn phòng là những người có năng lực chuyên môn và trình độ quản lí cao nên có rất nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp và lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các cấp quản trị, trưởng/phó phòng, giám đốc hành chính, nhân sự… Theo khảo sát lương của Navigos Group, với kinh nghiệm từ 1 năm làm việc, nhân viên quản trị văn phòng có thể làm các vị trí như nhân viên lễ tân, thư kí văn phòng, thư kí dự án đạt mức lương khoảng 8,5-14,5 triệu đồng/tháng. Ở cấp quản trị với ít nhất 2 năm kinh nghiệm, nhân viên có thể đảm nhiệm vị trí chuyên viên hành chính văn phòng với mức lương khoảng 9-25 triệu đồng/tháng. Nếu tiếp tục tích luỹ kinh nghiệm và bổ sung thêm kiến thức chuyên sâu về nhân sự hoặc chuyên môn, nhân viên có thể được thăng tiến tới vị trí trưởng/phó phòng/giám đốc hành chính, nhân sự với mức lương hấp dẫn từ trên 25 triệu đồng/tháng. Như vậy, quản trị văn phòng là một ngành có nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn và khả năng tiến xa trong sự nghiệp, với điều kiện là bản thân người nhân viên cần tích cực, chủ động học hỏi và không ngừng phát triển bản thân.

Với ưu thế là cơ sở đào tạo lâu năm, Khoa Quản trị kinh doanh, trường Đại học Đông Á đã triển khai chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng nhiều năm nay. Chương trình được xây dựng có sự kế thừa, học hỏi từ các các cở đào tạo đại học khác nhưng đã cập nhật, bổ sung đảm bảo tỷ lệ các học phần có tính ứng dụng cao, coi trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản trị văn phòng để đảm bảo thích ứng với môi trường làm việc trong bối cảnh chuyển đổi số.